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CLARINS
Date:  29 juil. 2025

Plan-les-Ouates, CH, 1228

Le Payroll & HR Operations Specialist est le référent en matière de salaires, d'assurances sociales, plans de pension, impôts, audits et de l'administratif y relatif pour l'ensemble des collaborateurs de Clarins en Suisse (CGI, Factofinance et Clarins SA). Il participe à la gestion de divers projets RH en lien avec la rémunération et les bénéfices sociaux.

Traitement salaires :

  • Préparer les variables et autres éléments de salaire pour le prestataire externe (250 collaborateurs/3 entités légales)
  • Assurer le suivi avec le prestataire externe tout au long du process.
  • Contrôler les variables et éléments salaires saisis 1er run, 2ème run, 3ème run (avec le HRBP).
  • Gérer le process post paie (transmission des données aux services comptabilité et contrôle de gestion).
  • Assurer les clôtures (mensuelles, trimestrielles et annuelles) et réconciliations des écarts.
  • Répondre aux questions des collaborateurs en matière de salaire.
  • Contrôler les certificats de salaire annuels et assurer le lien avec le prestataire externe.

 

Assurances sociales :

  • Référent interne pour toutes les questions liées à la sécurité sociale suisse.
  • Superviser les interactions avec les caisses de compensation, les assureurs LAA/PGM, l’Office cantonal, les prestataires LPP.
  • Assurer l’établissement des différents documents légaux : attestation chômage, allocations maternité et paternité, allocations familiales, AI et détection précoce.
  • Assurer le suivi des indemnités maladie, accident, maternité et réconcilier les décomptes avec la comptabilité.
  • Suivis des cas accident et maladie sur la plateforme Expertline.
  • Répondre aux questions des collaborateurs (assurances, LPP).
  • Assurer la gestion des RHT selon besoins.

 

Onboarding/ Offboarding :

  • S’assurer que les collaborateurs entrants/sortants reçoivent toutes les informations importantes et les aiguiller sur les actions administratives à prendre lors d’arrivées/départs (assurances sociales, plan de pension, chômage, etc.).

 

Gestion du temps :

  • Suivre et mettre à jour les absences dans les systèmes et s’assurer du respect du manuel du collaborateur et règlements internes (soldes vacances, heures supplémentaires, travail jours fériés/dimanche, réduction du droit aux vacances etc.).
  • Gérer les provisions congés.
  • Demander les autorisations de travail spéciales (jours fériés/dimanche).

 

Reporting et budget:

  • Responsable de la production, extraction et structuration des données de coûts salariaux de manière anonymisée, permettant aux équipes Finance de réconcilier les comptes entre paie, comptabilité analytique et budget.
  • En charge des prévisions budgétaires RH, incluant les effectifs, augmentations salariales, provisions vacances et autres éléments variables. (Ce rôle implique une maîtrise avancée des flux de données RH, une forte capacitée d’analyse et une compréhension approfondie des logiques financières interconnectées.).
  • Produire des rapports divers selon les demandes et besoins (KPIs).
  • Répondre aux diverses enquêtes statistiques (OFS, données internes…).
  • Gérer les audits (internes et externes), répondre aux questions des auditeurs, regroupement des données et documents, mise à jour des procédures à la suite des recommandations des auditeurs.
  • Effectuer des audits internes proactifs pour prévenir les erreurs sur la paie, les cotisations sociales, la gestion des absences, etc.
  • Construction de scénarios RH pour la direction : salaires, recrutements, taux d’augmentation, turnover, etc.

 

Administratif :

  • Initier, traiter et assurer le suivi des divers documents administratifs (demandes/renouvellements de permis, etc…).

 

Légal :

  • Suivre les évolutions légales en matière d’assurances sociales, salaires, LPP, droit du travail.

 

Digitalisation & automatization:

 

  • Développement de macros et outils d’automatisation Excel pour : absences, provisions vacances, contrôles post-paie, analyses budgétaires, égalité salariale, etc.

 

Salary review:

 

  • Participe à la revue salariale annuelle : Construction de solutions interactives (tableaux dynamiques, simulations, visualisations) pour faciliter l’exercice de revue puis réconciliation finale avec l’enveloppe budgétaire validée.

 

Gestion de projets:

  • Contribuer à tous les projets visant à mettre à jour, optimiser, ou incluant une dimension paye/administration du personnel.

Education/Degree:

  • Niveau Bachelor, Certificat et/ou Brevet Fédéral en Ressources Humaines ou diplôme équivalent

 

Background including total years of experience

  • Plus de 5 ans d’expérience confirmée dans l’administration RH, la paie suisse, les assurances sociales et la gestion budgétaire RH.
  • Expertise approfondie dans la gestion de la paie multi-entités, le contrôle de gestion sociale.
  • Expérience en mobilité internationale, couvrant les aspects fiscaux, sociaux, légaux et administratifs au niveau Suisse.

 

Technical skills:

  • Maîtrise avancée d’Excel (formules complexes, tableaux croisés dynamiques, macros VBA) pour l’automatisation, l’analyse de données RH et la modélisation budgétaire.
  • Très à l’aise avec les systèmes RH, notamment SAP SuccessFactors, Workday, Tipee et Trianon.
  • Capacité à concevoir des outils interactifs (dashboards, simulateurs) pour la direction.
  • Expérience dans la gestion technique de projets SIRH : migration de données, tests, paramétrage, coordination avec le siège et prestataires.

 

Languages:

  • Anglais et/ou allemand un plus

 

          Soft and Leadership Skills:

  • Organisation, rigueur, forte capacité de gestion des priorités
  • Excellente capacité d’analyse et aisance avec les chiffres
  • Capacité à gérer plusieurs sujets au même temps
  • Très fort sens du service client
  • Polyvalence et bon esprit d’équipe, aisance relationnelle
  • Orientation résultats & problem solving

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